In een tijd waarin transparantie en privacy hand in hand moeten gaan, stond een Vlaamse overheidsinstelling voor een complexe uitdaging: hoe kunnen duizenden documenten publiek beschikbaar worden gesteld, zonder inbreuk te maken op de privacy van betrokkenen? De klassieke, manuele aanpak van anonimiseren bleek niet langer houdbaar. Daarom werd een innovatief project opgestart, in samenwerking met Möbius, om met behulp van artificiële intelligentie (AI) een schaalbare en betrouwbare oplossing te bouwen.
Strategische Uitdaging
De organisatie kreeg steeds meer aanvragen tot openbaarmaking van documenten, conform de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) en de GDPR-wetgeving. De bestaande werkwijze – handmatig gevoelige informatie afdekken op duizenden pagina's – was traag, foutgevoelig en arbeidsintensief. Dit leidde tot lange doorlooptijden en een hoge werkdruk voor medewerkers. De uitdaging was dus dubbel: enerzijds de juridische vereisten respecteren, anderzijds de operationele efficiëntie drastisch verhogen. De documenten kwestie waren zeer divers zowel qua formaat en structuur (verschillende extensies, paginagroottes, gescande documenten versus digitale pdf's...).
Aanpak
Het projectteam koos voor een AI-gedreven aanpak met een architectuur die verschillende technologieën combineert:
- Optical Character Recognition (OCR) voor tekstherkenning
- Deep Neural Networks voor detectie van handtekeningen en foto’s
- Large Language Models (LLM) voor het herkennen van tekstuele gevoelige persoonsgegevens
- Integratie met bestaande documentbeheersystemen voor een vlotte implementatie
Stakeholders werden vanaf het begin betrokken via workshops en testmomenten. De tool werd modulair opgebouwd, zodat toekomstige uitbreidingen mogelijk blijven. Een human-in-the-loop systeem werd ingebouwd om onzekere outputs te valideren met menselijke tussenkomst. De documenten zijn onomkeerbaar geanonimiseerd op onomkeerbare wijze, terwijl de doorzoekbaarheid in de documenten behouden blijft. Möbius was hierbij end to end verantwoordelijk voor het project: van business analyse, tot het engineeren van de AI-modellen en het in productie brengen van de AI architectuur in de cloud, alsook integratie met de interne systemen van de klant.
Resultaat
De resultaten spreken voor zich:
- 1000% stijging in verwerkingscapaciteit
- 92,5% reductie in werkbelasting voor medewerkers
- Meer dan 100.000 pagina’s automatisch geanonimiseerd binnen drie maanden
De tool werd niet enkel als proof of concept ontwikkeld, maar ook volledig geïntegreerd in de werking van de organisatie. Dankzij de AI-oplossing kunnen medewerkers zich nu richten op complexere dossiers, terwijl routinetaken geautomatiseerd verlopen.
